Koffiemachine zakelijk aftrekbaar?
Een goede koffiemachine op kantoor kost geld, dus veel ondernemers vragen zich af: is een koffiemachine zakelijk aftrekbaar? Voor bedrijven met personeel is het antwoord meestal ja. De machine en de koffie tellen als zakelijke kosten, en de btw vraag je in veel gevallen terug. Toch zitten er wat haken en ogen aan, bijvoorbeeld bij het verschil tussen kopen en huren. Hieronder zetten we de hoofdlijnen op een rij. Let op: dit is algemene informatie, geen belastingadvies. Je accountant kijkt naar jouw specifieke situatie.
Koffiemachine als zakelijke kosten
Zet je een koffiemachine op kantoor voor je medewerkers en bezoekers, dan gebruik je hem zakelijk. Daarmee vallen de kosten onder je bedrijfskosten en trek je ze af van de winst. Dat geldt voor de machine zelf, voor het onderhoud en voor de koffie die je inkoopt.
De Belastingdienst kijkt naar het zakelijke karakter. Voor een bedrijf met personeel is dat helder: de koffie is er voor je team en je gasten. Werk je als zzp'er vanuit huis, dan ligt het anders, want koffie thuis geldt al snel als privé.
Kopen: in één keer aftrekken of afschrijven
Koop je de machine, dan hangt de aftrek af van het bedrag. Kleinere aankopen trek je vaak in één keer af. Zit je boven een bepaalde grens, dan schrijf je de kosten over meerdere jaren af, meestal vijf. Grotere investeringen tellen soms mee voor de investeringsaftrek.
De btw op de machine, 21 procent, vraag je terug via je btw-aangifte zodra je de machine zakelijk gebruikt. Vraag je accountant naar de actuele grensbedragen, want die veranderen af en toe.
Huren of leasen: kosten spreiden
Wil je geen grote investering in één keer doen? Dan is huren of leasen fiscaal vaak aantrekkelijk. Je betaalt een vast bedrag per maand en trekt dat volledig af als bedrijfskosten. De btw over het contract vraag je terug, net als bij aankoop.
Een bijkomend voordeel: bij een huur- of operatingcontract zitten service en onderhoud er meestal bij, waardoor je administratie simpel blijft.
En de btw op de koffie zelf?
De machine valt onder 21 procent btw, maar de koffie zelf onder 9 procent, want koffie telt als drank. Dat betekent dat je op de koffie ook maar 9 procent terugvraagt. Reken je per ongeluk 21 procent, dan riskeer je bij een controle een naheffing.
De btw op koffie, melk en suiker voor je personeel vraag je terug zolang de consumptie op de werkplek plaatsvindt. Voor verstrekkingen aan personeel geldt wel een drempel per medewerker per jaar.
Laat je accountant meekijken
Belastingregels klinken eenvoudig, maar de details verschillen per bedrijf en veranderen regelmatig. Of je nu koopt of huurt, en of je nu een klein kantoor of een grote locatie hebt: je accountant of belastingadviseur weet precies hoe je de kosten verwerkt.
Wij zijn koffiespecialist, geen fiscalist. Wat wij wél doen: samen met jou de machine en de servicevorm kiezen die bij je bedrijf passen.
De juiste machine én de juiste vorm
Voor de meeste bedrijven is een koffiemachine dus gewoon aftrekbaar, of je hem nu koopt of huurt. De vraag is vooral welke vorm het beste bij je past. Daar denken we graag in mee.
Wil je advies over kopen, huren of operating voor jouw kantoor? Onze adviseurs zetten de opties met je op een rij.
Veelgestelde vragen
Ja. Voor een bedrijf met personeel gebruik je de machine zakelijk, dus je trekt de kosten af als bedrijfskosten. Dat geldt voor de machine, het onderhoud en de koffie die je inkoopt.
Ja, bij zakelijk gebruik vraag je de 21 procent btw op de machine terug als voorbelasting. Op de koffie zelf zit 9 procent btw, dus daarvan vraag je ook maar 9 procent terug.
Dat hangt af van je situatie. Huren spreidt de kosten, je trekt de maandtermijnen volledig af en service zit er vaak bij. Kopen levert soms investeringsaftrek op. Je accountant rekent voor wat in jouw geval het gunstigst uitpakt
Ja, zolang je personeel of je gasten de koffie op de werkplek drinken. Let wel op de drempel voor verstrekkingen aan personeel per jaar. Blijf je daaronder, dan trek je alles af.
Meestal niet. Koffie in een ruimte thuis die niet zakelijk kwalificeert, geldt als privé. Twijfel je over jouw situatie, bijvoorbeeld met klanten over de vloer? Vraag je accountant om zekerheid.
